Rekisteriseloste

Kaleva365 Oy:n lehtien tilaajien asiakasrekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Kaleva365 Oy

Y-tunnus 2715049-8

PL 170, 90401 OULU

Käyntiosoite: Solistinkatu 4, 90140 OULU

08-5377 111

2. Rekisteriasioista vastaavan henkilön ja/tai yhteyshenkilön yhteystiedot

Puhelin: 08-5377 610

Yhteydenotot: asiakaspalvelu@kaleva.fi

3. Rekisterin nimi

Kaleva365 Oy:n lehtien tilaajien asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriin kerätään ja siellä säilytetään Kaleva365 Oy:n lehtien tilaajien tilaushistoria sekä reskontra-, asiakas- ja osoitetietoja. Tietoja tarvitaan tilatun lehden toimittamista, laskuttamista ja jälkimarkkinointia tai muiden konsernin tuotteiden ja palveluiden markkinointia varten.

Tietoja kerätään Kaleva konsernin (myöhemmin Kaleva) keskitettyyn rekisteriin. Tietoja voi käyttää Kalevan, sekä tytäryhtiöiden markkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan käyttää myös palveluiden kehittämiseen.

5. Henkilötietojen käsittelyn laillinen peruste

Asiakkaan tilaaman tuotteen toimittamiseen, laskuttamiseen ja asiakassuhteen hoitoon, joka vastaa asetuksessa mainittua sopimusta. Sopimukseen pohjautuu oikeutettu etu käyttää tietoja Kaleva-konsernin tuotteiden markkinointiin 48 kk tilausjakson päättymisen jälkeen.

Tietoja säilytetään mahdollisten uusintaostojen perusteeksi. Kirjanpitolaki säätelee tilauksiin liittyvien tietojen säilytysaikaa.

6. Tietosisältö

  • Asiakkuuteen liittyvät tiedot
  • Nimi
  • Vakituiset ja tilapäiset osoitteet
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Henkilön itse antamia profiili- ja muita tietoja
  • Henkilöstä tilaushistorian perusteella johdettuja profiilitietoja
  • Markkinointiluvat ja tarjonnanestot
  • Tilauksiin liittyvät tiedot
  • Ostotapahtumat
  • Lehti
  • Tuote/tilauslaji
  • Tilauksen ajankohta
  • Tilauksen jakelun keskeytykset
  • Palautteet
  • Lasku- ja maksutiedot

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään. Tiedot laskujen maksun tilanteesta saadaan yrityksen omasta myyntireskontrasta, joka saa maksutiedot pankeilta normaalin viitesuoritusliikenteen kautta.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Asiakkaan tietoja voidaan siirtää perintätoimistolle perinnän toteuttamiseksi.

9. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen sisällä

Kaleva-konserni voi antaa henkilötietojen käsittelyä toimeksi konsernin ulkopuolisille yrityksille, jotka pääsääntöisesti toimivat EU:n tai ETA:n alueella.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella. Näissä tapauksissa Kaleva-konserni huolehtii tietosuoja riittävästä tasosta, esimerkiksi edellyttämällä, että EU ja valtio, jossa käsittely tapahtuu, ovat sopineet tästä mahdollisuudesta ja että henkilötietojen käsittelyä suorittava yritys on virallisesti sitoutunut tähän sopimukseen tai sopimalla Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen, ja muuten siten, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojalausekkeen mukaisesti.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne Kaleva365 Oy:n toimihenkilöt, joilla työnsä puolesta on perusteltu tarve sekä sen mukaan myönnetyt käyttäjätunnukset ja salasanat.

Tietojen suojauksesta ja luvattoman käytön estosta huolehditaan yhtäältä käyttäjäohjeistuksen ja -valvonnan ja sekä tiedottamisen avulla, ja toisaalta teknisten keinojen kuten suojausohjelmistojen ja -laitteiden, kuten palomuurien avulla. Yrityksessä on järjestetty kulunvalvonta, joten ulkopuoliset eivät pääse järjestelmään.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin on tarpeen asiakassuhteen tai muun rekisteriselosteessa mainitun tehtävän hoitamiseksi. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot poistetaan säännöllisesti, ellei laista ja asetuksista muuta aiheudu.

12. Tietojen elinkaari

Tiedot lisätään rekisteriin, kun henkilö ensimmäisen kerran tilaa tuotteen tai antaa muutoin henkilötietonsa. Tiedot täydentyvät asiakkaan itsepalvelun kautta lisäämillä tiedoilla sekä laskutuksen, maksujen seurannan ja mahdollisten muiden tapahtumien myötä. Henkilötiedot säilytetään kunnes viimeisestä maksetusta ostotapahtumasta on kulunut kirjanpitolain edellyttämä säilyttämisaika.

13. Rekisteröidyn oikeudet

13.1. Tiedottaminen

Rekisteröidylle toimitetaan tietoja kerättäessä seuraavat tiedot:

  1. Tietojen käyttötarkoitus
  2. Laillinen peruste tietojen keräämiseksi
  3. Henkilötietojen säilytysaika
  4. Henkilön kulloisenkin lainsäädännön puitteissa olevat oikeudet omiin tietoihinsa.

Rekisterin käyttötarkoituksen mahdollisista muutoksista tiedotetaan rekisteröityjä tämän tietosuojaselosteen muutoksella sekä ilmoittamalla asiasta sekä Kaleva365 Oy:n lehdissä ja verkkosivuilla.

13.2. Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröity voi esittää pyynnön päästä tietoihinsa ottamalla yhteyttä rekisteristä vastaavaan yhteydenottokanavaan (kts. tämän tietosuojaselosteen kohta 2).

Rekisteröidylle toimitetaan rekisteriote hänestä rekisterissä olevista tiedoista. Pyynnön yhteydessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä.

13.3. Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi esittää pyynnön päästä tietoihinsa ottamalla yhteyttä rekisteristä vastaavaan yhteydenottokanavaan (kts. tämän tietosuojaselosteen kohta 2).

Rekisteröidyn tiedot oikaistaan virheellisiltä osin. Pyynnön yhteydessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä.

13.4. Oikeus tulla unohdetuksi

Rekisteröity voi esittää pyynnön päästä tietoihinsa ottamalla yhteyttä rekisteristä vastaavaan yhteydenottokanavaan (kts. tämän tietosuojaselosteen kohta 2).

Rekisteröidyn tiedot poistetaan rekisteristä, mikäli tietojen säilyttämiseen ei ole lain tai muiden viranomaismääräysten mukaista perustetta (kts. tämän tietosuojaselosteen kohta 5). Pyynnön yhteydessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä.

13.5. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä

Rekisteröity voi esittää pyynnön päästä tietoihinsa ottamalla yhteyttä rekisteristä vastaavaan yhteydenottokanavaan (kts. tämän tietosuojaselosteen kohta 2).

Rekisteröidylle toimitetaan koneluettava siirtotiedosto hänestä rekisterissä olevista tiedoista. Pyynnön yhteydessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä.

13.6. Oikeus vastustaa automaattista profilointia

Rekisterissä ei suoriteta automaattista profilointia.

13.7. Oikeus kieltää tietojensa käyttö markkinointiin

Rekisteröity voi kieltää tietojensa käytön markkinointitarkoituksiin ottamalla yhteyttä rekisteristä vastaavaan yhteydenottokanavaan (kts. tämän tietosuojaselosteen kohta 2).

13.8. Oikeus saada ilmoitus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Mikäli henkilön rekisterissä olevat tiedot ovat joutuneet tietoturvaloukkauksen kohteeksi ja loukkauksesta aiheutuu korkea riski henkilön oikeuksille ja vapauksille, henkilölle ilmoitetaan asiasta. Tietoturvaloukkauksista tiedotetaan valvontaviranomaisille kulloinkin voimassa olevien määräysten edellyttämällä tavalla.

13.9. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan voimassaolevaa lainsäädäntöä.

14. Digipalveluiden käyttötiedon keruu

Tämän rekisterin yhteydessä ei kerätä digipalveluiden käyttötietoja.